Aviso de privacidad
En cumplimiento de la Ley Estatutaria 1581 de 2012 de Protección de Datos, el presente
aviso de privacidad tiene como objeto informar al titular sobre el tratamiento al cual
serán sometidos los datos almacenados en nuestras bases de datos. Las condiciones
del tratamiento son las siguientes:
1. INSTITUCIONAL STAR SERVICES LTDA identificado con el NIT No. 830.113.914-3,
será el responsable del tratamiento de los datos personales del titular.
2. Los datos personales adquiridos serán tratados con las siguientes finalidades:
Medir niveles de satisfacción, comunicar campañas promocionales, realizar
encuestas, ejecutar campañas de fidelización, prospección comercial y gestión de
clientes.
3. Los derechos asistidos al titular podrán ser consultados aquí.
4. El titular puede ejercer los derechos de acceso, corrección, supresión, revocación
o reclamo por infracción sobre sus datos con un escrito dirigido a INSTITUCIONAL
STAR SERVICES LTDA a la dirección de correo electrónico
5.Se comunicará a todos los clientes por correo electrónico cambios sustanciales en
la política para la protección de datos personales.
Políticas de protección de datos personales
En cumplimiento de lo estipulado en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto Nacional 1377 del 2013, en los cuales se dictan las disposiciones generales para la protección de datos personales, INSTITUCIONAL STAR SERVICES LTDA establece esta política de tratamiento de datos en la cual rige sus actividades desarrolladas y en el manejo de la base de datos, con el fin de asegurar el efectivo ejercicio de los derechos de sus clientes, empleados, proveedores y contratistas.
Todo usuario que se encuentra relacionado en alguna de nuestras bases de datos es porque ha tenido o mantiene una relación comercial con INSTITUCIONAL STAR SERVICES LTDA o porque ha entregado sus datos de manera voluntaria en eventos y actividades desarrollados por nosotros.
IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE
INSTITUCIONAL STAR SERVICES LTDA empresa legamente constituida mediante las leyes de la república, identificada con el NIT 830.113.914-3. La empresa se encuentra ubicada en la dirección Carrera 68h No. 74b -33 Bogotá, Colombia, con la página web www.institucionalstarservices.com.co, email:
1. LEGISLACIÓN APLICABLE
Este manual fue elaborado teniendo en cuenta las disposiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales” y el Decreto 1377 de 2013 “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012”.
2. ÁMBITO DE APLICACIÓN
Este manual se aplicará al tratamiento de los datos de carácter personal que recoja y maneje INSTITUCIONAL STAR SERVICES LTDA.
3. OBJETO
Proteger y garantizar con base en el presente manual el derecho fundamental de habeas data reglamentado por la Ley 1581 de 2012, que regula los procedimientos de recolección, manejo y tratamiento de los datos de carácter personal que realiza INSTITUCIONAL STAR SERVICES LTDA.
4. VIGENCIA DE LA BASE DE DATOS
INSTITUCIONAL STAR SERVICES LTDA, aplicará las políticas y procedimientos contenidos en el presente manual a las bases de datos sobre las que tengan poder de decisión, por un término igual al estatutariamente establecido para la duración de la sociedad.
5. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
En el desarrollo, interpretación y aplicación de la presente ley, se aplicarán, de manera armónica e integral, los siguientes principios:
a) Principio de finalidad: El tratamiento de los datos personales recogidos por INSTITUCIONAL STAR SERVICES LTDA debe ser informada al titular.
b) Principio de libertad: El tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
c) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
d) Principio de transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener de INSTITUCIONAL STAR SERVICES LTDA, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
e) Principio de acceso y circulación restringida: Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados.
f) Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento por parte de INSTITUCIONAL STAR SERVICE LTDA, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
g) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento.
6. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES
Al recolectar y tratar datos de niños, niñas y adolescentes se deben cumplir los siguientes requisitos:
a) La autorización debe ser otorgada por aquella persona que represente legalmente al menor de edad.
b) El tratamiento debe respetar el interés superior de los niños, niñas y adolescentes asegurando el respeto de sus derechos fundamentales. Se debe informar de forma explícita y previa al titular y al representante legal cuáles de los datos que serán objeto de tratamiento son sensibles y la finalidad de este.
7. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN
De conformidad con lo establecido en la Ley 1581 de 2012, el titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a INSTITUCIONAL STAR SERVICES. Con la facultad de ejercer este derecho, entre otros, en relación con la información, parcial, inexacta, incompleta, dividida, información engañosa o cuyo tratamiento sea prohibido o no autorizado.
b) Solicitar prueba del consentimiento otorgado para la recolección y el tratamiento de los datos personales.
c) Ser informado por INSTITUCIONAL STAR SERVICES LTDA del uso que se le han dado a los datos personales.
d) Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio en el caso en que haya una violación por parte de INSTITUCIONAL STAR SERVICES LTDA, de las disposiciones de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y otras normas que los modifiquen, adicionen o complementen, de conformidad con las disposiciones sobre el requisito de procedibilidad establecido en el artículo 16 Ley 1581 de 2012.
e) Revocar la autorización otorgada para el tratamiento de los datos personales.
f) Solicitar ser eliminado de su base de datos. Esta supresión o eliminación implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en las bases de datos de INSTITUCIONAL STAR SERVICES LTDA. Es importante tener en cuenta que el derecho de supresión no es absoluto y el responsable puede negar el ejercicio de este cuando: El titular tenga el deber legal y/o contractual de permanecer en la base de datos, la supresión de los datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas o la investigación y persecución de delitos, los datos que sean necesarios para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.
g) Tener acceso a los datos personales que INSTITUCIONAL STAR SERVICES LTDA haya recolectado y tratado.
h) Conforme al artículo 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012 en la que se establece el procedimiento para dar respuesta de cualquier tipo de consulta o reclamo frente a la organización, se informa que adicional a los medios de contacto existentes se conforma una dirección de correo electrónico por el cual se atenderán cualquier tipo de peticiones, quejas, reclamos, sugerencias, entre otros. Dicha dirección es
8. AUTORIZACIÓN
INSTITUCIONAL STAR SERVICES LTDA, en su condición de responsable del tratamiento de datos personales, ha dispuesto de los mecanismos necesarios para obtener la autorización de los titulares.
La autorización será obtenida por alguno de los siguientes medios:
a) Cotizaciones.
b) Facturas de Venta.
c) Actividades de Mercadeo.
d) Registro de Proveedores.
e) Órdenes de servicio.
f) Medios digitales.
9. FINALIDAD DE LA AUTORIZACION
El tratamiento de los datos personales de los titulares se llevará a cabo por parte de INSTITUCIONAL STAR SERVICES LTDA, con la siguiente finalidad: Medir niveles de satisfacción, comunicar campañas promocionales, realizar encuestas, ejecutar campañas de fidelización, prospección comercial y gestión de clientes.
10. AVISO DE PRIVACIDAD
El aviso de privacidad es un documento físico, electrónico o cualquier otro formato, mediante el cual se informa al titular de la información sobre la existencia de políticas que le serán aplicables, así como la forma en la que pueden acceder a las mismas y las características del tratamiento que se dará a los datos personales.
El aviso de privacidad deberá contener lo siguiente:
a) Nombre o razón social y datos de contacto del responsable del tratamiento.
b) El tratamiento al que serán sometidos los datos y su finalidad.
c) Los derechos que le asisten al titular.
d) Persona o área responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos ante la cual el titular de la información puede ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización.
e) Los mecanismos dispuestos por INSTITUCIONAL STAR SERVICES para que el titular conozca la política de tratamiento de la información y los cambios sustanciales que se produzcan en ella o en el aviso de privacidad correspondiente. En todos los casos, debe informar al titular cómo acceder o consultar la política de tratamiento de información.
11. PROCEDIMIENTO PARA GARANTIZAR EL DERECHO A PRESENTAR CONSULTAS O RECLAMOS Y EJERCICIO DE SUS DERECHOS.
Los titulares de la Información podrán ejercer sus derechos en cualquier momento y de manera gratuita, previa acreditación de su identidad.
Los titulares que deseen presentar consultas o reclamos deberán realizarlo a través del correo
Los titulares podrán presentar consultas que deberán ser resueltas dentro de los diez (10) días hábiles siguientes. En caso de no ser posible atender una consulta en el término mencionado, se le informará al titular los motivos de la demora y se le señalará una fecha en que se atenderá el mismo, la cual nunca será superior a cinco (5) días hábiles luego de la fecha del término inicial. El término máximo para atender un reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informarán al titular los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término; Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.
12. DEBERES DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN
En calidad de responsable del tratamiento de los datos personales, y de conformidad con lo establecido en la Ley 1581 de 2012, INSTITUCIONAL STAR SERVICES LTDA, se compromete a cumplir con los siguientes deberes, en lo relacionado con el tratamiento de datos personales:
a) Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
c) Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
e) Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga actualizada.
g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.
h) Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley.
i) Exigir al encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley.
k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
l) Informar al encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
m) Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.
n) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
o) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
13. DEBERES DE LOS ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN
a) Garantizar al titular, en todo tiempo. el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
b) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
c) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente ley.
d) Actualizar la información reportada por los responsables del tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
e) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en la presente ley.
f) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los titulares.
g) Registrar en la base de datos la leyenda "reclamo en trámite" en la forma en que se regula en la presente ley.
h) Insertar en la base de datos la leyenda "información en discusión judicial" una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
i) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
j) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
k) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
l) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
14. MEDIDAS DE SEGURIDAD Y CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN
INSTITUCIONAL STAR SERVICES LTDA mantendrá almacenada y custodiada la información personal bajo estrictas medidas de seguridad mediante el empleo de herramientas de seguridad de la información y bajo procedimientos de control de acceso y mecanismos criptográficos, entre otros, en su servidor. Todo lo anterior con el objetivo de evitar el acceso no autorizado, por parte de terceros, a los datos personales almacenados.
15. DESIGNACIÓN
INSTITUCIONAL STAR SERVICES LTDA, designa al área de servicio al cliente o quien haga sus veces, para cumplir con la función de protección de datos personales, así como para dar trámite a las solicitudes de los titulares, para el ejercicio de los derechos como titular de la información.
16. VIGENCIA DEL MANUAL
El presente manual rige a partir de julio de 2017.
